Legatus

Phòng Công chứng số 03

Cơ cấu tổ chức phòng Công chứng số 03

7/3/2017 3:07:58 PM

 

Cơ cấu tổ chức Phòng Công chứng số 3 
 
 

Phòng Công chứng số 3 tỉnh Bình Phước được thành lập theo Quyết định số1360/QĐ-UBND ngày 05/07/2012 của UBND tỉnh Bình Phước về việc Thành lập Phòng Công chứng Nhà nước số 03 tỉnh Bình Phước; và Quyết định số 1474/QĐ-UBND ngày 24/07/2012 của Chủ tịch UBND tỉnh Bình Phước về việc điều chỉnh tên “Phòng Công chứng Nhà nước” thành “Phòng Công chứng”;

 

Phòng công chứng số 3 là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư phápcó trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc của đơn vị sự nghiệp có thu, tự chủ về tài chính.

Trụ sở tại: đường Đinh Tiên Hoàng, phường Long Thủy, thị xã phước Long, tỉnh Bình Phước; Số điện thoại:  06513939939;Số Fax : 06513939939; 

            I. Về cơ cấu tổ chức:

Phòng gồm 01 Phó Trưởng phòng phụ trách và 05 nhân viên.

          1. Bà Lê Thị Nga -Phó Trưởng Phòng phụ trách Phòng

· Sinh năm:  1979 . Quê quán: Thanh Hóa

· Dân tộc: Kinh.     Tôn giáo: không

· Trình độ: Cử nhân Luật

· Ngày vào Đảng Cộng sản Việt Nam: 08/7/2009

· Ngạch công chức: Công chứng viên.

 · DD: 0979767730.  ĐT cơ quan: 06513 753 735

               * Nhiệm vụ:

- Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của Phòng và chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện.

- Phụ trách chung và điều hành công việc hàng ngày của Phòng, phân công nhiệm vụ cho các Công chứng viên, viên chức và các nhân viên khác.

- Kiểm tra chất lượng, hiệu quả công việc, công tác thi đua, nhận xét đánh giá viên chức theo đúng quy định.

- Là chủ tài khoản của Phòng công chứng, chịu trách nhiệm trước cơ quan chức năng và Giám đốc Sở về tài chính, quản lý, sử dụng cơ sở vật chất của Phòng theo đúng quy định.

- Thực hiện báo cáo đột xuất và báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm, báo cáo tình hình hoạt động với Giám đốc Sở và cấp trên theo quy định.

- Đề nghị Giám đốc Sở Tư pháp về việc bổ nhiệm, điều động, biệt phái, miễn nhiệm công chứng viên, tạm đình chỉ việc thực hiện công chứng của Công chứng viên.

 

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền.

                  2. Bà Đặng Thị Yến - Nhân viên

Giúp Công chứng viên kiểm tra, soạn thảo, đánh máy các hợp đồng, giao dịch, trình cho Công chứng viên xem xét, quyết định công chứng các hợp đồng, giao dịch.

Nghiêm túc thực hiện các yêu cầu của công chứng viên một cách cẩn trọng, tỉ mỉ, cụ thể, chính xác.

- Dự thảo báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm và đột xuất.

 

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo phòng.

         3. Ông Vũ Đức Anh - Nhân viên

Thực hiện nhiệm vụ Quản lý kho lưu trữ, hồ sơ lưu trữ, sổ sách lưu trữ đối với hồ sơ công chứng của Phòng Công chứng số tỉnh Bình Phước;

Tham mưu Trưởng phòng khai thác hồ sơ lưu trữ, bảo quản hồ sơ lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ;

 

- Đánh máy, soạn thảo hợp đồng, giao dịch và một số nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng phân công.

        4. Bà Tô Thị Trang - Thủ quỹ kiêm văn thư.

Thực hiện nhiệm vụ Thủ quỹ kiêm nhiệm công tác văn thư và một số nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công; cụ thể:

- Thực hiện thu chi tiền mặt, lập quỹ báo cáo theo quy định, chi trả lương cho cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên của Phòng hàng tháng.

Thu phí công chứng, thù lao công chứng, lệ phí chứng thực đúng, đủ và ghi biên lai, hóa đơn trung thực, đúng, đủ theo quy định.

         - Báo cáo trung thực về số lượng biên lai, hóa đơn đã sử dụng cho Kế toán.       Phối hợp cùng Kế toán nộp tiền vào ngân sách đủ và đúng thời hạn quy định.

 

          Thực hiện tốt nhiệm vụ văn thư của Phòng Công chứng theo đúng quy định của pháp luật về văn thư và các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng phân công.

        5. Ông  Nguyễn Duy Ngọc - Nhân viên.

- Kiểm tra, soạn thảo, đánh máy các loại hợp đồng, giao dịch, trình cho Công chứng viên xem xét, quyết định công chứng các hợp đồng, giao dịch.

Thực hiện nhiệm vụ đóng các loại dấu trong hồ sơ công chứng, chứng thực của Phòng;

- Phô tô các giấy tờ để lưu trong h sơ lưu gii quyết vicông chứng, chứng thực theo yêu cầu của công chứng viên;

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng phân công. 

         6. Bà Bùi Thị Thanh Tâm - Kế toán.

 Tham mưu trong việc kiểm tra, giám sát việc thu, nộp phí, thù lao công chứng, lệ phí chứng thực... đảm bảo nguyên tắc mọi khoản thu đều phải xuất biên lai, hóa đơn đúng, đủ theo quy định cho khách hàng; giám sát việc sử dụng hóa đơn, biên lai thu phí, thù lao công chứng, lệ phí chứng thực.

          Tham mưu Trưởng phòng các khoản chi phải đảm bảo nguyên tắc đúng quy định và có căn cứ pháp lý và lập hồ sơ chứng từ đầy đủ. Nộp ngân sách đúng quy định.

          Tham mưu Trưởng phòng xây dựng và thực hiện nghiêm túc, hiệu quả Quy chế quản lý và sử dụng tài sản nhà nước.

          Giám sát việc mua sắm, sử dụng tiết kiệm, hiệu quả văn phòng phẩm, thiết bị, dụng cụ vệ sinh, điện, nước.

          - Theo dõi cấp thẻ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho Phòng, lập danh sách lương hàng tháng.

          Tham mưu lập dự toán tài chính hàng năm và báo cáo quyết toán tài chính hàng năm theo đúng quy định.

 

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng phân công.

II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Công chứng số 3 tỉnh Bình Phước:

1.Chức năng :

Chức năng của Phòng công chứng là thông qua hoạt động công chứng nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế - xã hội.

2.Nhiệm vụ:

  2.Công chứng các loại hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản; các bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản theo quy định của pháp luật về chứng thực.

2.2. Tham mưu, trình lãnh đạo Sở Tư Pháp kế hoạch dài hạn 5 năm và hàng năm về lĩnh vực quản lý công chứng phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế, xã hội của địa phương.

2.3. Quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

2.4. Chấp hành các quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.

2.5. Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.

2.6. Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của Phòng công chứng.

2.7. Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của Phòng theo quy định của Luật công chứng.

1.8. Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại Phòng công chứng.

2.9. Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng.

2.10. Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.

2.11. Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

3. Quyền hạn:

3.1. Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động nghiệp vụ của Công chứng viên, đề nghị Giám đốc Sở Tư pháp về việc bổ nhiệm, điều động, biệt phái, miễn nhiệm công chứng viên, tạm đình chỉ việc thực hiện công chứng của Công chứng viên, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền.

3.2. Quyết định mọi hoạt động của phòng theo quy định của pháp luật.

3.3. Ký hợp đồng lao động với các nhân viên làm việc cho Phòng công chứng.

3.4. Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác.

3.5. Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.

3.6. Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của Luật công chứng.

3.7. Các quyền khác theo quy định của Luật công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

4. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên:

4.1. Được đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện việc công chứng.

4.2. Tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng.

4.3. Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng.

4.4. Giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; trường hợp từ chối yêu cầu công chứng thì phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu công chứng.

4.5. Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác.

5. Nhiệm vụ của chuyên viên: Giúp Công chứng viên kiểm tra, soạn thảo, đánh máy các hợp đồng, giao dịch, trình cho Công chứng viên xem xét, quyết định công chứng các hợp đồng, giao dịch. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo phòng.

6. Nhiệm vụ của kế toán: Quyết toán và báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm; lập danh sách lương hàng tháng.

       7. Nhiệm vụ của thủ quỹ : Thực hiện thu chi tiền mặt, lập quỹ báo cáo theo quy định, phát lương cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên của Phòng hàng tháng.

8. Nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ: Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Phòng../

Tin cùng chuyên mục